Община Маджарово кани за избор на изпълнител по поръчка с предмет: „КОНСУЛТАНТСКИ УСЛУГИ ПО УПРАВЛЕНИЕ НА ДЕЙНОСТИТЕ ПО ПРОЕКТ „РЕХАБИЛИТАЦИЯ НА УЛИЧНА МРЕЖА ГР.МАДЖАРОВО, ОБЛАСТ ХАСКОВСКА”
31/05/2012
ОБЩИНА МАДЖАРОВО, ОБЛАСТ ХАСКОВО
П У Б Л И Ч Н А П О К А Н А
ВЪЗЛОЖИТЕЛ: община Маджарово
На основание чл.14, ал.4 т.2 от ЗОП община Маджарово кани всички заинтерисовани лица, отговарящи на посочените изисквания да участват в процедурата за избор на изпълнител
1.Поръчка с предмет: „КОНСУЛТАНТСКИ УСЛУГИ ПО УПРАВЛЕНИЕ НА ДЕЙНОСТИТЕ ПО ПРОЕКТ „РЕХАБИЛИТАЦИЯ НА УЛИЧНА МРЕЖА ГР.МАДЖАРОВО, ОБЛАСТ ХАСКОВСКА";
2.Определям условия за провеждане на процедурата:
- Правно основание: чл.14, ал.4, т.2 от ЗОП;
- Прогнозна стойност на обществената поръчка - 21042.00 лв.без ДДС.
- Подробно описание на обществената поръчка:
3. Подробно описание на обществената поръчка:
Обект на настоящата поръчка е консултантска услуга за „Управление на дейностите на проект."
За организационно и методическо обезпечаване изпълнението на Проекта от страна на Община Маджарово, организирането и управлението на проекта се предвижда да се осъществява от Екип за управление на проекта (ЕУП).
Той трябва да включва външни консултанти с опит в управлението на инфраструктурни проекти, финансирани от предприсъединителните и/или оперативните програми.
3.1. Конкретни цели
- Да се осигури компетентно и ефективно управление на проект „РЕХАБИЛИТАЦИЯ НА УЛИЧНА МРЕЖА ГР.МАДЖАРОВО, ОБЛАСТ ХАСКОВСКА", за да се постигнат предвидените по проекта резултати в рамките на залегналия в договора срок и на договорения бюджет на проекта, в съответствие с изискванията на Наредба № 24 от 29 юли 2008 г. за условията и реда за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ по мярка "Обновяване и развитие на населените места", издадена от Министерството на земеделието и храните /Обн. ДВ. бр.71 от 12 Август 2008г., изм. ДВ. бр.11 от 9 Февруари 2010г., изм. ДВ. бр.45 от 15 Юни 2010г., изм. ДВ. бр.55 от 20 Юли 2010г., изм. ДВ. бр.78 от 5 Октомври 2010г., изм. ДВ. бр.30 от 12 Април 2011г., изм. ДВ. бр.49 от 28 Юни 2011г., изм. ДВ. бр.68 от 2 Септември 2011г., изм. ДВ. бр.89 от 11 Ноември 2011г., изм. ДВ. бр.99 от 16 Декември 2011г., изм. и доп. ДВ. бр.28 от 6 Април 2012г./
- Да бъде осигурено организационно и методически изпълнението на Проекта от страна на Община Маджарово, като се сформира Екип за управление на проекта от външни експерти, който да ръководи всички аспекти на изпълнението на проекта до окончателното му изпълнение и отчитане.
3.2. Дейности и задачи на Консултанта
Екипът за управление на проекта ще изпълнява следното:
- осъществява цялостната координация на дейностите по проекта;
- работи в тясна връзка с Общинското ръководство и го представлява пред ДФ"Земеделие" за целите на Проекта;
- отговаря за планирането, изпълнението и отчитането на дейностите по Проекта, като съгласува плановете и отчетите с Общинското ръководство;
- упражнява контрол върху изпълнението на договорените дейности от изпълнителите на СМР;
- координира финансовото управление на проекта, включително изготвянето на отчети и искания за плащания;
- създава организация и функции за наблюдение и оценка, включително за отчитане по етапи, при изпълнение на проекта.
- координира дейностите за визуализация и публичност по проекта.
3.3. Резултати, които трябва да бъдат постигнати/ изработени от консултанта
Основният резултат, който се очаква от Консултанта, е успешно изпълнен и отчетен Проект „РЕХАБИЛИТАЦИЯ НА УЛИЧНА МРЕЖА ГР.МАДЖАРОВО, ОБЛАСТ ХАСКОВСКА"
В изпълнение на своите задължения Консултантът трябва да следи и да изготвя:
- Линейният план-график за последователността на изпълнение на СМР съгласно офертата на изпълнителя;
- Междинни доклади за напредъка през целия период на изпълнение;
- Окончателен доклад за изпълнението на проекта.
3.4. Задължения и отговорности на екипа за управление
Задължения във връзка с изпълнението на проекта
3.4.1. Да съдейства на община Маджарово пред ДФ"Земеделие"и да подготвя и предоставя при поискване информация и документи във връзка с предмета на Договора за отпускане на финансова помощ, в определения за това срок;
3.4.2. Да извършва 100% (сто процента) документални проверки на фактурите и другите документи, доказващи извършването на разходи във връзка с проекта и да предоставя подготвените документи на ДФ"Земеделие";
3.4.3. Да извършва, преди всяко плащане към изпълнител, проверки на място и да предоставя подготвените документи на ДФ"Земеделие";
3.4.4. Да предоставя достоверна информация на ДФ"Земеделие";
3.4.5. Да информира ДФ"Земеделие"за възникнали проблеми при изпълнението на проекта и за предприетите мерки за тяхното разрешаване;
3.4.6. Да уведомява с писмено известие ДФ"Земеделие"за настъпването на събитие, представляващо непреодолима сила и да предоставя документите, удостоверяващи настъпването на събитието;
3.4.7. Да подготвя исканията за плащания /междшнни и окончателно/, както и документите, свързани с извършването на плащания по Договора за отпускане на финансова помощ и да ги представя по реда и в сроковете, определени в него;
3.4.8. Да изготвя междинни и окончателни доклади за напредъка по изпълнението на проекта;
3.4.9. Да докладва за възникнали нередности, като за целта подготвя документите, свързани с докладването на нередности по приложените към Договора за отпускане на финансова помощ образци и да ги представя в определения за това срок.
3.4.10. Да предоставя достъп и да осигурява условия за извършване на проверки на място и одити по време на изпълнението на проекта от ДФ"Земеделие", Сметната палата в Р.България, Европейската комисия и Европейската сметна палата , Европейската комисия за борба с измамите;
3.4.11. Да изпълнява мерките и препоръките, съдържащи се в докладите от проверки на място и докладите за одит и да предоставя на ДФ"Земеделие" информация и доказателства във връзка с тяхното изпълнение;
3.4.12. Да изпълнява изискванията за изпълнение на мерки за информация и публичност, според изискванията на ПРСР за периода 2007-2013, Наредба № 24 от 29 юли 2008 г. за условията и реда за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ по мярка "Обновяване и развитие на населените места", издадена от Министерството на земеделието и храните и Приложение № 7 към нея.
3.4.13. Да съдейства на ДФ"Земеделие" при извършването на оценки, свързани с управлението и изпълнението на ПРСР и при извършването на оценки на проекта;
3.4.14. Да не допуска осъществяването на корупционни схеми и практики при изпълнението проекта.
4. Логистика и времеви характеристики на изпълнението
4.1. Място на изпълнение на договора
Всички дейности ще се реализират на територията на гр. Маджарово.
4.2. Стартиране, период на изпълнение на договора
Договорът за финансиране на проекта е сключен на 01.07.2011 г, като срокът за изпълнение на инвестицията по проекта е фиксиран на 30 месеца от датата на получаване на съгласуване/ отказ на последната по време процедура за избор на изпълнител на СМР.
Датата за започване на дейността по управление на проекта ще се определи с административна заповед на Кмета на общината, непосредствено след подписването на договора.
Срокът за изпълнение на договора с консултанта по управление и отчитане на дейностите по проекта ще бъде до окончателното приключване на проекта и приемане на резултатите по Договора за отпускане на финансова помощ от ДФ"Земеделие".
5. Изисквания на възложителя
Консултантът трябва да бъде юридическо лице - фирма или регистрирано по ЗЮЛНЦ с предмет на дейност, съвместим с дейностите, които ще се изпълняват по настоящата поръчка. Консултантът трябва да разполага с екип с опит при изпълнение на подобни проекти и оборот през последните 3 години /2009, 2010 и 2011 г./ от услуги равняващ се минимум на максималната прогнозна стойност.
5.1. Персонал
Персоналът, с който Консултантът кандидатства, трябва да бъде наличен през целия период на изпълнение на проекта до окончателното му завършване и отчитане. Членове на предложения екип не може да бъдат заменяни впоследствие.
5.1.1 Основни експерти
Изискванията към ключовите експерти по този договор са следните:
Екипът от експерти следва да включва строителен инженер и двама икономисти.
Основен експерт 1: Ръководител на екипа / строителен инженер/
- планира и организира цялостната дейност, приема и одобрява резултатите по възложените договори, координира дейностите с Общинското ръководство и ДФ"Земеделие"
- осъществява комуникацията с ДФ"Земеделие" и представлява община Маджарово пред тях;
- отговаря за ежедневното управление на дейностите, одобрени за финансиране по проекта, включително всички административни, финансови, технически и физически аспекти на тези дейности;
- подписва всички документи, свързани с докладване относно напредъка по изпълнение на проекта, като за целта подготвя документите, свързани с докладването по приложените към договора образци, запознава с тях кмета на общината и му ги предоставя за подпис, ( за случаите, за които не е упълномощен от него) и ги предоставя на ДФ"Земеделие" в определения ред и срок;
- осъществява изисканите/препоръчани последващи действия от докладите за верификация на ДФ"Земеделие", в съответствие с определените срокове;
- контролира действително извършените строителни работи, преди извършване на плащанията;
- извършва периодични проверки, обхващащи административните, финансовите и техническите аспекти на изпълнението на дейностите по проекта;
- осъществява вътрешен контрол по документацията на проекта;
- извършва мониторинг и контрол върху дейността на избраните изпълнители;
- координира дейностите за визуализация и публичност по проекта.
- извършва текущи проверки, които обхващат, техническите, физическите, административните и финансовите аспекти на договорените дейности, в зависимост от конкретния случай;
Квалификация
- Строителен инженер, Висше образование - магистър,
Специфичен професионален опит
- Опит в ръководенето на проекти по изграждане, и/или реконструкция на инфраструктурни обекти, финансирани от европейски или други международни фондове и програми.
Експерт 2. Финансист /икономист/
- проверява за правилното съставяне и достоверността на първичните счетоводни документи и ги предоставя за изплащане във финансовия отдел на Общината;
- подготвя искания за средства, включително декларации за разходи и финансови доклади за напредъка по проекта, придружени със съответните съпровождащи документи, предназначени за представяне пред ДФ"Земеделие";
- контролира разплащанията по проекта да стават по отделената разплащателна сметка за проекта;
- получава фактурите от външните изпълнители и консултанти;
- осигурява достъп на представителите на ДФ"Земеделие" до информацията, включена в компютъризираната счетоводна система.
Квалификация
- Икономист, Висше образование - магистър
Специфичен професионален опит
- Да е участвал във финансовата отчетност на успешно приключен проект по предприсъединителни и/или оперативни програми.
Експерт 3. Административен координатор
- Осъществява цялостната координация между участниците в проекта;
- Осъществявя контрол върху деловодната система;
- Извършва цялостната административна и техническа работа, свързана с дейностите по проекта;
- Води регистри, попълва отчети и справки.
Квалификация
- Висше образование (магистър или бакалавър) в сферата на: публичната/бизнес администрация; мениджмънт/стопанско управление.
Специфичен професионален опит
- Да има доказан опит от работа по програми на ЕС;
- Да има опит в административния сектор;
5.2. Офис с оборудване
Възложителят осигурява офисно пространство в град Маджарово според нормалните стандарти за всички работещи по договора експерти.
5.3. Необходими условия за работа предоставени от Консултанта
Консултантът е длъжен да осигури необходимите материали, транспорт и непредвидени разходи за изпълнението на задълженията по управление и отчитане на дейностите по проекта.
5.4. Непредвидени разходи
По този договор не се предвиждат непредвидени разходи.
6. Доклади
6.1. Изисквания за отчитане
- Междинни доклади, след завършване на всеки един от етапите на СМР по проекта;
- Окончателен доклад при приключване на дейностите на СМР по проекта;
Докладите трябва да бъдат във формата, определена от ДФ"Земеделие" или от Възложителя и трябва да обобщават всички действия, предприети от консултанта в изпълнение на договора. Докладите трябва да включват като приложения всичката документация, отнасяща се до извършеното през отчитания период.
Междинните доклади ще бъдат придружавани от фактура за изплащане на етапите за изпълнение на проекта одобрени от ДФ «Земеделие».
В края на периода трябва да се представи Окончателен доклад за изпълнението на Проекта, не по-късно от месец преди края на периода за изпълнение на договора. Окончателният доклад трябва да се придружава от финална фактура.
6.2 Представяне и одобряване на докладите за прогреса по договора
Копия от докладите за напредъка по договора трябва да бъдат предоставяни на Кмета на Община Маджарово или на упълномощено от него лице, за да бъдат изпратени до ДФ"Земеделие".
7.Мониторинг и оценка
7.1. Описание на индикаторите
- Междинни доклади за напредъка;
- Протоколи за приемане на завършените етапи на строителство и на завършения строителен обект /вкл. измервателни протоколи за доказване на реално извършените количества работи/;.
- Окончателен доклад за изпълнението на проекта при завършването му.
Срок за изпълнение на поръчката: от датата на сключване да договора до окончателното приключване на проекта и приемане на резултатите по Договора за отпускане на финансова помощ от ДФ"Земеделие"
Място на изпълнение на поръчката: Град Маджарово
Срок на валидност на предложенията: не по-малко от 90 календарни дни.
Срок на действие на договора: съгл. срок за изпълнение на поръчката
Начин на плащане: Безкасово. 100% при извършване на Услугите, подписване на Приемо-предавателен протокол и представяне на фактура.
- Офертата на кандидатите трябва да съдържа:
- Данни за лицето, което прави предложението/административни сведения/;
- Предложение за изпълнение на изискванията на възложителя;
- Срок на валидност на предложението;
- Ценова оферта;
- Проекто-договор;
- Декларация за липса на обстоятелства по чл.47, ал.1 от ЗОП /по образец/;
- Декларация за липса на обстоятелства по чл.47, ал.2 от ЗОП /по образец/;
- Декларация за липса на обстоятелства по чл.47, ал.5 от ЗОП/по образец/
- Декларация за запознаване с предмета на поръчката /по образец/;
- Декларация за приемане клаузите на проекта на договор /по образец/;
- Списък на документите, съдържащи се в офертата
- Копие от документа съгласно чл.23 от Закона за търговския регистър;
- Заверено копие от документа за регистрация по ЗДДС, ако е налично;
- Справка за оборота през последните 3 години /2009, 2010 и 2011 г./ от услуги.
- Справка за експертите, членове на екипа за управление на проекта, придружена от автобиографии и копия на договори с експертите.
Критерий за оценка на предложенията: най-ниска цена
Място и дата за подаване на предложенията: Община Маджарово, ул."П.Ангелов" № 1гр.Маджарово до 11.06.2012 г. - 16:00 часа
Представяне на оферта: Всички документи е необходимо да бъдат подписани и подпечатани, а копия на документи заверени с подпис и печат.
Офертата се представя в непрозрачен плик с надпис: Община Маджарово, Гр.Маджарово ул.П.Ангелов" №1
За участие в процедура за възлагане на обществена поръчка с предмет : „КОНСУЛТАНТСКИ УСЛУГИ ПО УПРАВЛЕНИЕ НА ДЕЙНОСТИТЕ ПО ПРОЕКТ „РЕХАБИЛИТАЦИЯ НА УЛИЧНА МРЕЖА ГР.МАДЖАРОВО, ОБЛАСТ ХАСКОВСКА";
В този плик се поставят необходимите документи и друг плик с надпис „Финансова оферта", в който се поставя ценовата оферта и проекто-договор.
Върху плика се посочва следната информация:
Наименование на участника, адрес за кореспонденция, телефон и факс.
- Дата и място на разглеждане на предложенията: Постъпилите предложения ще се разглаждат на 12.06.2012 г. от 11:00 часа
- Разглеждане, оценяване и класиране: Разглеждането и оценяването на офертите се извършва от комисия, назначена със заповед на възложителя, която се обявява в деня на разглеждането на офертите.Комисията разглежда, оценява и класира офертите на участниците съгласно обявените условия.
Възложителят сключва договор с участника, класиран на първо място и определен за изпълнител в едномесечен срок след изтичане на срока за обжалване.
Срок на валидност на поканата: 07.06.2012 г.
Документация може да бъде получена от общинска администрация Маджарово до срока за валидност на поканата, тел.за справки: 0886 26 22 29 - Иван Семерджиев